De kracht van observatie

Een Observatie Studie is Measuremen’s meest uitgebreide oplossing: het stelt de bezettings- en benuttingsgraad vast en bepaalt welke activiteiten worden uitgevoerd. Op welke manier spenderen werknemers hun tijd in het kantoor, en hoe kan je ervoor zorgen dat ze beter presteren? Onze Observatie Studie geeft antwoord op deze vragen en biedt meer inzicht in het gebruik van de werkplek.

New call-to-action  Lees meer>

De bezettingsgraadmeting

 

Bij iedere werkplekstrategie zijn er drie belangrijke factoren te onderscheiden: mensen, plaats en activiteiten. Met onze bezettingsgraadmeting, beslaan we een kruispunt tussen deze drie. Door dagelijkse activiteiten te meten en werknemers de juiste vragen te stellen, helpen we bij het verzamelen van de juiste informatie om jouw werkplekstrategie te evalueren. Informatie die daadwerkelijk helpt bij de focus om veranderingen en verbeteringen het verschil te laten maken.

 

Om een betere werkplek te creëren moet je eerst begrijpen hoe mensen binnen de organisatie werken. Werken ze zelfstandig? Of werken ze juist samen? Zijn er veel formele vergaderingen of zijn er veel ‘spontane’ vergaderingen – zoals in de gang, aan bureaus, of tijdens de koffie? Zijn er werknemers die elke dag dezelfde activiteit uitvoeren? Welke teams zijn veel buiten de deur en welke teams zijn altijd op kantoor? 

Hoe werkt het?


We voeren minimaal 6 observaties per dag uit, gedurende tien werkdagen. De bezettingsgraadmeting wordt in detail op de werkplek en binnen vergaderruimtes uitgevoerd. De combinatie van hoeveelheden en tijdsduur resulteren in accurate, betrouwbare en uitgebreide gegevens.

 

De uitvoering van een bezettingsgraadmeting bestaat uit vier fases. We starten met een voorbereidingsfase die bestaat uit een kick-off sessie om de omvang te bepalen. Hierbij doen we een inventarisatie van de werkplekken en passen we onze software aan.

 

De tweede fase is de daadwerkelijke dataverzameling. Onze observers dragen een zichtbare Measuremen badge en verzamelen de data met hun smartphone of tablet. Onze projectcoördinatoren controleren regelmatig de data op ontbrekende gegevens of fouten. Om de interne communicatie binnen je organisatie te ondersteunen, hebben wij een video ontwikkeld die het proces weergeeft en welke doorgestuurd kan worden naar werknemers om eventuele verwarring te beperken.

 

In de derde fase vindt het rapporteren plaats. We controleren de data en zetten deze om naar een leesbaar en toegankelijk rapport. Hierbij is de volgende informatie inbegrepen:

 

  • Bezetting van de werkplekken en vergaderruimtes;
  • Het piekmoment van de bezetting van werkplekken en vergaderruimtes;
  • Het gebruik van werkplekken en vergaderruimtes;
  • Analyse die de verschillende activiteiten op het kantoor weergeeft;
  • Heatmaps (zie het voorbeeld hierboven)

Veiligheid en privacy

 

De meting wordt uitgevoerd door middel van onze in-huis software die speciaal ontwikkeld zijn om op een veilige en betrouwbare manier data te verzamelen en op te slaan.

 

Onze observers zijn hierdoor niet afhankelijk van andere systemen en kunnen gemakkelijk hun eigen smartphone of tablet gebruiken; de data wordt geupload via een versleutelde verbinding met de Measuremen Portal.

 

Tevens zijn onze systemen gebouwd om offline te werken mocht er geen internetconnectie beschikbaar zijn. Om de data te beschermen, wordt zodra de data is geupload, automatisch verwijderd van het toestel.

 

Als de data eenmaal binnen is, kan alleen jij of een klein groepje mensen volledige toegang krijgen tot deze data in de Measuremen Portal.

Controles zijn uitgevoerd met minimale inbreuk op de privacy en de afgeronde rapporten gaven veel inzicht in onze werkpatronen. - Tom Bally, Universiteit van Technologie, Sydney
results

Resultaten en uitkomsten

 

Zodra onze observers klaar zijn met het verzamelen van de data, gaat ons rapportcentrum aan de slag met het creëren van een uniek rapport. We controleren de data en zetten deze om in een leesbaar en betrouwbaar dashboard binnen de Measuremen Portal. Dit proces duurt ongeveer twee weken.

 

Zodra we de resultaten met je hebben gedeeld, zullen onze experts een afspraak inplannen om het maximale inzicht uit de gegevens te halen. Tijdens deze twee uur durende sessie, duiken we dieper in op problemen en geven we uitgebreide feedback. We leggen de focus op klantgerichte inzichten. Bijvoorbeeld op specifieke gebouwen, soorten werkplekken of afdelingen. Dit stelt je in staat om specifieke vragen te stellen over lopende problemen of discussies die kunnen helpen bij het creëren van toekomstige strategieën. 

Measuremen case Booking.com

Observation Study – Booking.com

We hebben een werkplekbezettings onderzoek uitgevoerd op het kantoor van Netflix in Amsterdam. De inzichten uit onze studie leidden tot een meer gestroomlijnde benadering van nieuwe werkstations en ruimtebeheer.

Plan een gesprek in met een van onze experts