Werkplek Inventarisatie – DJI

 


De winst van inventariseren

 

Tekst: Peter Bekkering

 

Drie jaar geleden werden de afzonderlijke facilitaire afdelingen van de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) samengevoegd tot één facilitair bedrijf. Om het inventaris goed te kunnen beheren, moest deze eerst geteld worden.

 

Peter Holtrop is Facilitair Manager Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI), Cluster Noordwest, en Manager ESF Bureau Noord Noord bij het Ministerie van Justitie. DJI heeft zowel penitentiaire inrichtingen (PI) als kantoren in zijn portefeuille. Wanneer Holtrop kijkt naar de kantoren signaleert hij dat DJI in menig opzicht nog een inhaalslag heeft te ma­ken. “We hebben zelfs nog bureaus die niet verstelbaar zijn. En ook de flexplek­ ratio van 0,7 is bij ons slechts een paar jaar oud.”

 

Ook de huidige organisatorische opzet van facilitair bedrijf DJI is pas drie jaar oud. Tot drie jaar geleden had elke PI en elk kantoor zijn eigen directeur en zijn eigen afdeling facilitaire dienstverlening. Holtrop: “Dat betekende dat de kantoorinrichting sterk afhankelijk was van de keuzes van de directeur. Er was geen eenduidig beleid.”

 

STRUCTUURVERANDERING

Drie jaar geleden veranderde de struc­tuur toen DJI werd aangewezen als een van de vier Concern Dienstverleners. Samen met Rijkwaterstaat, FM Haaglan­den en de Belastingdienst zijn zij verant­woordelijk voor de gehele facilitaire dienstverlening binnen de rijksoverheid. Vanaf dat moment was er één facilitair bedrijf binnen DJI met zeventien clusters. Elk cluster kent meerdere locaties en kreeg vervolgens een facilitair manager. 

 

Een van de problemen in de nieuwe op­zet was dat er bij DJI geen overzicht was van hun inventaris. Er moest dus geteld worden,maar tegelijkertijd ook gekeken naar de staat van de artikelen. Daarbij hadden we drie categorieën: goed, matig of slecht. De uitkomsten zijn vervolgens verwerkt in een managementrapportage, die bij elke cluster is toegelicht.” Het tellen zelf moest snel en efficiënt gebeuren, benadrukt Holtrop: “We wilden dat het zo kort mogelijk een inbreuk zou vormen op onze organisatie. Tegelijkertijd mocht dat niet ten koste gaan van de kwaliteit. Er is daarom ge­kozen om het inventariseren op gebouw­ en verdiepingsniveau te doen, in plaats van op ruimteniveau. Deze afweging is een belangrijk besluit geweest in de voorbereiding van dit traject en aan te bevelen voor iedereen die hiermee aan de slag wil. Wij konden goed aangeven op welk niveau onze informatiebehoefte lag en vervolgens heeft Measuremen een nauwkeurige projectplanning met ureninschatting hierop gebaseerd om zo tot een goede afweging te komen tussen doorlooptijd en informatiedichtheid.” In totaal zijn in 2018 veertien medewerkers van Measuremen acht maanden bezig geweest met de daadwerkelijke inven­ tarisatie en coördinatie ervan. In 2019 hebben gedurende één maand elf medewerkers ongeveer eenderde van de totale scope gemeten.

 

In 2019 werd Holtrop gevraagd om het inventarisbeheer te gaan doen. Een van de eerste keuzes die Holtrop toen maakte was om niet met barcodes of chips te gaan werken. “Dat hangt samen met mijn ervaringen binnen DJI: we slepen veel van de ene naar de andere afdeling en gooien vaak weg wat we niet goed vinden. Ik heb daarom voorgesteld om beheren niet op afdelingsniveau te doen, maar op gebouwniveau. En om ervoor te zorgen dat we de voor­ en de achterdeur dicht laten.” Hij licht dat laatste toe: “Er vindt ook verplaatsing plaats van inventaris tussen gebouwen. Om dat in goede banen te leiden hebben we er een bureau tus­sen gezet, het Bureau Inventaris Beheer en Bestel loket (BIBB).” Het BIBB heeft twee onderdelen: Marktplaats en Inventarisbeheer. Holtrop: “Marktplaats heb ik opge­richt omdat we als DJI vinden dat hergebruik c.q. refurbishen boven nieuwkoop moet gaan. Aanvankelijk was daarbij vooral financiën de drijfveer, de laatste jaren worden ook het terugdringen van de CO2 ­uitstoot en circulariteit steeds belangrijker. Daardoor wordt nu anders omgegaan met oude bureaus en overige inventaris: die werden voorheen gedemonteerd en weggegooid, nu worden ze op Marktplaats gezet, al of niet nadat ze gerefurbished zijn. En is dus ‘de achterdeur gesloten’. Als er uiteindelijk toch iets niet herplaatsbaar blijkt te zijn wordt het door tussenkomst van de Belastingdienst geveild. Wanneer iets in zo’n slechte staat is dat het moet worden weggegooid, zorgen we voor een vrijwaringsbewijs van de Belastingdienst. Daarmee hebben we officieel toestemming om iets weg te gooien.” Al deze acties worden administratief bijgehouden waardoor het beheer van inventaris op orde blijft.

De Marktplaats leverde inmiddels het gewenste resultaat op. Holtrop: “Dat we dat nu in kaart kunnen brengen, kan alleen maar omdat we eerst goed hebben geïnventari­seerd.” Vervolgens zoomt hij in op de resultaten: “In 2019 hebben we dankzij Markt­plaats 517.702 kilo CO2 bespaard, hebben er 12.800 middelen binnen en buiten DJI een nieuwe plek gekregen en zijn 133 bureaus gerefurbished en geplaatst binnen DJI. Bovendien is er ook nog een netto besparing gerealiseerd. En in feite is het beeld op de besparing van CO2 nog fraaier: want we hebben dit alleen bere­kend over een beperkte scope: bu­reaustoel, vergaderstoel, zitzitbureau, zit­ stabureau, vergadertafel en schuifdeurkasten. Die artikelen vormen circa de helft van het totaal. Holtrop heeft inmiddels zijn inventaris in kaart gebracht met behulp van de tellingen van Measuremen en een integraal vervangingsplan opgesteld voor de ko­mende drie jaar. “Uitgangspunt daarbij is dat we alles wat matig of slecht is de komende drie jaar vervangen. Vervolgens hebben we een bestellijst en planning gemaakt. Vanwege de grote omvang – 60 locaties – is fasering daarbij noodzakelijk. Daarvoor zorgt het BIBB. Bovendien zorgt het BIBB voor het bestellen van de inventaris. Daarbij wordt eerst gekeken wat we nog hebben. Ver­volgens bestelt het BIBB wat we daarna nog nodig hebben. Op die manier heb­ ben we ook ‘de voordeur dicht gedaan’, alles komt via het BIBB binnen.” Hierdoor weet het BIBB, naast het aantal elementen dat de locaties uitgaat, ook welke elementen er bij de locaties binnenkomen. Alle veranderingen in inventaris aantallen worden op deze manier bijgehouden. Dat geeft het BIBB een up to date inzicht in de aantallen en locatie van het inventaris. Nu het via het BIBB op orde is, wil Holtrop nog eenmaal samen met Measuremen een nieuwe telling doen. “Met zo’n hertelling willen we nog een­maal checken of alles op orde is. Daarna willen we in 2021 een volgende stap zetten: hoe borgen we dit? Bij de administratie doen we dat middels een keuring. En bij het tellen willen we het compleet tellen vervangen door een representatieve steekproef. In feite doen we dan een schouw in plaats van dat we tellen. Dat is ook veel praktischer, want uiteindelijk hebben we het bij 60 locaties met bijna 300.000 items.”

 

LOGISTIEKE UITDAGINGEN

Het vervangen van meubilair in een PI biedt een aantal specifieke logistieke uitdagingen, vertelt Holtrop: “Je hebt te maken met een hoog beveiligingssysteem en veel gesloten deuren. Bovendien zijn er vaak geen liften en alleen trap­ pen. En je hebt de medewerking van een gedetineerde no­dig om in zijn cel meubilair te vervangen, want uiteindelijk is de cel ‘zijn’ huis. Dat laatste gebeurt via de lokale facilitair manager en de afdelingshoofden. Vanwege die inbreuk hebben we ook besloten om de bewoonde afdelingen te tellen op basis van proef: bij een serie van tien vergelijkbare cellen werden drie cellen geteld en werd het aantal te inventariseren elementen vervolgens geëxtrapoleerd.”

 

Verder moet iedereen die de poort van een PI binnengaat beschikken over een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Dat gold en geldt ook voor alle medewer­kers van Measuremen die de tellingen – de basisstelling in 2018 en de hertelling in etappes erna – hebben uitgevoerd. Er zijn overigens streng bewaakte afdelingen waar niet geteld is, omdat niemand daar mag komen. Zelfs ‘vreemd’ personeel niet. Je hebt daardoor wel een kleine afwijking van het totaal, misschien één procent. Dat zijn percentages die ook voor een accountant aanvaardbaar zijn. Ze laten echter ook zien dat je het systeem, hoe goed je het ook organiseert, nooit 100 procent sluitend krijgt.”

 

LESSONS LEARNED

Een van de lessons learned is volgens Holtrop het belang van een vroegtijdige planning. “De telling in 2019 vond plaats in de zomerperiode vanwege de beschikbaarheid van medewerkers, veelal studenten, en de vakantiepiek van je eigen personeel. Dat betekent dat je het risico loopt dat er geteld wordt, met minimale beveiliging vanuit eigen per­soneel. Dat bleek soms een stressfactor qua planning.”

 

Een andere lesson learned kwam uit de telling naar voren. “We hadden bijvoorbeeld een serie van 80 vergelijkbare bedden, die allemaal tegelijkertijd waren aangeschaft. Daarvan bleek een derde in slechte staat te zijn. In plaats van alleen dat deel te vervangen, hebben we besloten alle bedden uit die serie te vervangen. Die keuze heeft ook een voordeel. Je kunt dan zeggen: ze zijn nu vervangen en dat hoeft de komende twintig jaar niet meer.”

 

Wanneer ook de gefaseerde hertelling achter de rug is en in de komende drie jaar al het matig en slechte meubilair is vervangen, wil Holtrop uiteindelijk komen tot een Meerjarig Onderhoudsplan (MJOP) voor de 60 locaties.

MEASUREMEN

Mike Kaandorp begeleidde als projectmanager het deelproject ‘hertellen van het inventaris’ namens Measuremen: “het project bij DJI hebben we vanuit Measuremen in opdracht van en samen met Twynstra Gudde mogen uitvoeren. Measuremen was eind 2017 één van de weinige partijen die zich aan een dergelijk groot project durfde te wagen zonder dat er een aantal standaard richtlijnen waren om de inventarisatie uit te voeren. Deze richtlijnen en afspraken zijn in de voorbereiding in de projectoverleggen afgesproken. Het project werd aangestuurd door een projectgroep onder leiding van Twynstra Gudde met mensen van DJI en Measuremen. Die combinatie heeft ertoe geleid dat we veel en goed gecommuniceerd hebben en op die manier het project tot een goed einde hebben gebracht. Aan de medewerkers die Measuremen inhuurde gaf ik vooraf aan dat we ze naar plaatsen stuurden om te werken waar ze normaal gesproken niet komen en ook niet meer zullen komen in de toekomst: de PI’s bijvoorbeeld. Dit om nog maar eens te benadrukken dat het om een bijzonder project gaat. Het feit dat je als medewerker bij het inventariseren op alle plekken in een PI komt maakt dat je een beeld krijgt van wat er ‘achter de muren afspeelt’, bij deze tak van de rijksoverheid.

 

Ook bijzonder aan dit project was dat Measuremen een dergelijk groot project nog niet eerder had uitgevoerd: het aantal locaties, elementen en de doorlooptijd waren bijzonder en leerzaam om mee te maken. “Echt de overtreffende trap ten opzichte van onze reguliere gebouwinventarisaties. Ook onze standaard inventarisatietool is aangepast voor dit project en daarmee zijn we nu in staat om projecten van dergelijke omvang sneller, beter en nog professioneler uit te voeren.”