Werkplek Inventarisatie – Deltion College

 

 

Meubelinventarisatie biedt Deltion een blik in toekomst

 

Bij het Deltion College in Zwolle voerde Measuremen al sinds 2015 bezettingsgraadmetingen uit. In 2018 wilde Deltion een volgende stap maken: een meubelinventarisatie waarmee een blik in de toekomst wordt gegeven die inzichtelijk maakt wanneer het inventaris aan vervanging toe is. 

 

Tekst: Peter Bekkering

 

Margon voor de Poort is Hoofd Huisvesting, Ruimtebeheer & Inrichting bij Bedrijfsvoering van het Deltion College. Ze had al langere tijd contact met Measuremen, dat sinds 2015 voor Deltion bezettingsgraadmetingen uitvoerde op de huidige in 2008 gerealiseerde campus. “We hebben Measuremen daarvoor ingeschakeld omdat we een aantal achtereenvolgende jaren te maken hadden met een groei in aanmeldingen en op een gegeven moment wilden weten wat die groei deed met de huisvesting. Daarbij wilden we zowel naar de bezetting als naar de benutting kijken. Bij een bezettingsgraadmeting meet je in feite op een onafhankelijke manier of je doet wat je zegt. De opgehaalde informatie werd vervolgens gespiegeld tegen het rooster van de betreffende meetperiode.”

 

Een volgende stap was om ook te kijken naar het meubilair. “De campus was ingericht met veel meubilair dat afkomstig was van de voormalige elf locaties van Deltion die over heel Zwolle verspreid waren. Daarbij had elke locatie vaak zijn eigen cultuur en inrichting.” In de eerste jaren werd veel inventaris vernieuwd, maar ontstond ook de behoefte om een doorkijk naar de toekomst te maken en om inzichtelijk te krijgen wanneer de inventaris aan vervanging toe zou zijn. Het probleem daarbij was dat niemand had bijgehouden wat er al was, wat was aangeschaft, waar alle meubilair stond en wat de status ervan was. “We wilden een goede onderlegger hebben voor een meerjarenplanning voor financiën met betrekking tot de vervanging.”

 

Deltion beschikte al over de huisvestingsmodule van TOPdesk waarin alle ruimtes van de campus zijn opgenomen. Measuremen ging in de zomervakantie van 2018 aan de slag om per ruimte het meubilair – in totaal zo’n 22.000 stukken meubilair – te gaan tellen. “We hebben Measuremen opdracht gegeven om het inventaris te tellen aan de hand van deze 80 inrichtingselementen en al het andere te classificeren als Overige. De 80 inrichtingselementen waren gekoppeld aan een product- en leveranciersomschrijving.”

 

Het brengt Voor de Poort meteen bij de eerste lesson learned: “Als ik het zou overdoen, zou ik Measuremen ook ‘Overige’ laten specificeren. Nu zijn we sinds 2019 bezig om de categorie ‘Overige’ opnieuw te beschrijven.”

 

Les 1: Denk bij meubelinventarisatie goed na wat je geregistreerd wilt hebben, tot op welk niveau je wilt specificeren, hoe je het omschrijft en wat je doel is.

De telling die Measuremen uitvoerde in opdracht van Deltion had een duidelijk doel: het moest de input vormen voor het beheersbaar maken van een meerjarenonderhoudsplanning (MJOP) en van de bijbehorende investeringsaanvraag. “Daarom was het specificeren van ‘Overige’ ook nodig. Omdat per ruimte op de campus is aangegeven hoeveel er van elk inrichtingselement aanwezig zijn, weet ik bijvoorbeeld hoeveel Overige-kapstokken ik heb. Omdat ik ook weet wat ze bij de leveranciers kosten, weet ik welk bedrag ik moet reserveren.”

 

Bij het begin van de telling vroeg Measuremen aan Voor de Poort of ze het meubilair genummerd wilde hebben. Ze koos er bewust voor om dat niet te doen. “Als iemand namelijk een meubel uit een ruimte haalt klopt mijn nummering al niet meer. En die kans is op een campus zoals hier erg groot. Bovendien heb ik niet de ambitie dat mijn overzicht 100% kloppend is, omdat ik met mensen – 1.300 medewerkers en 17.000 studenten – te maken heb die allemaal wel eens iets verslepen. Als mijn overzicht 90% accuraat is, is het werkbaar.”

 

Les 2: Omdat je met mensen te maken hebt kan een overzicht uit een meubelinventarisatie nooit 100% kloppend zijn.

Nu het overzicht verfijnd is en er een lijst van 118 inrichtingselementen is ontstaan, is het tijd voor de volgende stap: de lijst wordt in mei 2020 geïmporteerd in TOPdesk. Daardoor zit nu in TOPdesk zowel het huisvestingssysteem – de gebouwen – als het inrichtingssysteem. En omdat in TOPdesk ook de MJOP zit en de financiële planning beschikt Voor de Poort nu over een dashboard waarmee ze kan sturen. “Ik heb dankzij deze exercitie nu mijn inrichtingsdoorkijk op orde omdat ik alles in één systeem heb en omdat ik daardoor weet wanneer ik meubilair moet vervangen.”

 

Voor de Poort benadrukt dat wanneer er een verschil is tussen beleving en gebruik enerzijds en meting anderzijds het erom gaat dat je dezelfde taal spreekt. “Het uitgangspunt is de eindgebruiker, het onderwijs. Die heeft contactmomenten nodig om onderwijs met een bepaalde kwaliteit te geven en heeft daarvoor ruimte en meubilair nodig.”

 

Les 3: Het meten is niet het doel zijn, maar een middel om doelen te kunnen behalen.

Voor de Poort realiseert zich dat de verfijnde lijst met meubilair, verdeeld over 118 inrichtingselementen, een bepaalde ‘houdbaarheidsdatum’ heeft en dat het daarom belangrijk is het mutatieproces – wat verandert er na de eenmalige grootschalige meting van Measuremen – goed te monitoren. Ze heeft daarvoor een mooie oplossing: ze beschikt over een medewerker die frequent zijn ronde doet, die alles wat sinds de telling van 2018 is aangekocht aan meubilair verandert in de lijst, die inzichtelijk maakt wat ‘Overige’ is en die al het andere controleert. 

 

Les 4: Na de eenmalige grootschalige inventarisatie is het vanwege de ‘houdbaarheidsdatum’ van de gegevens belangrijk om het mutatieproces goed te blijven monitoren.

De huidige situatie, een huisvesting- en een inrichtingssysteem in TOPdesk en een medewerker die het mutatieproces monitort, is volgens Voor de Poort het maximum haalbare voor Deltion wat betreft het reëel registreren van het meubilair. Terugkijkend geeft ze toe dat om te komen tot dit punt veel meer uren nodig waren dan ze vooraf had ingeschat. “Het is een bewerkelijk beheersmodel. Denk daarom goed na als je eraan begint. Als je als school de ambitie hebt om over twee jaar veel te gaan veranderen qua inrichting, ga dan niet nu het oude meubilair inventariseren, maar begin er over twee jaar mee.”

 

Les 5: Kies een natuurlijk moment voor een meubelinventarisatie.

 

Wanneer Voor de Poort samen met Bram Aarntzen van Measuremen het hele proces van meubelinventarisatie bij Deltion in ogenschouw neemt, zijn er vier fasen van volwassenheid te onderscheiden: Inventariseren (grote telling zomer 2018), Beheersen (2018-2019), Optimaliseren (verfijnen Overige in 2019 en opnemen in TOPdesk in Q2 2020) en Creëren. 

 

 

Aarntzen legt uit wat hij met de laatste fase bedoeld: “Alle ingekochte meubilair vertegenwoordigt waarde. En die waarde is relevant omdat een andere trend bij inkoop circulariteit is. Als Deltion kun je vanuit die circulariteitsperspectief waarde teruggeven aan de maatschappij op het moment dat je als organisatie bepaald meubilair niet meer nodig hebt omdat het voor Deltion economisch en functioneel afgeschreven is. Daarnaast kan het zo zijn dat een deel van een meubelstuk vervangen moet worden maar dat een ander deel nog prima bruikbaar is.” Voor de Poort haakt daarop in: “Vanuit duurzaamheid, circulariteit en de zeventien Sustainable Development Goals zijn we als Deltion daar zeker mee bezig. Waarbij je overigens met die waarde niet alleen circulariteit kunt creëren, maar ook flexibiliteit. Want ik heb mijn catalogus nu zo breed gemaakt dat ik ten alle tijden heel veel typen omgevingen met leerlingsets qua meubilair kan faciliteren. Dat betekent wel dat ik niet aan alle specifieke wensen – iemand die per se een rode tafel of stoel wil – gehoor kan geven, omdat ik flexibiliteit en circulariteit belangrijker vind. Ik kan door intern te schuiven met mijn inrichtingselementen wel proberen op een bepaalde plek eenheid te creëren. Dat kan nu gemakkelijk dankzij mijn lijst, omdat ik weet wat ik heb en waar het zich bevindt.” 

 

Voor de Poort kiest er bij de meubelinventarisatie bewust voor om niet per object de onderhoudsstatus (nieuw – zo goed als nieuw – licht beschadigd – zwaar beschadigd en defect) op te nemen. “In een dynamische onderwijsomgeving zoals Deltion met duizenden studenten is dat zo aan verandering onderhevig dat ik er op dit moment geen toegevoegde waarde in zie.” Aarntzen vult aan: “Tegelijkertijd hebben we het wel opgenomen in onze aanpak, omdat klanten er vaak wel om vragen. Het is echter aan de klant om er wel of niet voor te kiezen.”