Waarom de Citrix crisis juist een kans is voor een bezettingsgraadmeting

Waarom de Citrix crisis juist een kans is voor een bezettingsgraadmeting

Het uitvoeren van een bezettingsgraadmeting is ook relevant als je niet thuis kunt werken. Afgelopen vrijdag is er een waarschuwing van het NCSC gekomen om Citrix niet meer te gebruiken. Verwacht wordt dat later deze week de juiste updates beschikbaar komen om het lek te dichten, maar vooralsnog hebben honderden grote bedrijven en overheden zoals grote gemeenten en ministeries aangegeven dat thuiswerken komende dagen niet kan. De VPN verbinding die thuiswerkers vanuit hun eigen netwerk met het bedrijfsnetwerk maken is niet veilig genoeg en daarom kan er slechts met een internetverbinding vanaf kantoor gewerkt worden.

Bij een aantal van deze organisaties worden deze week en de komende periode bezettingsgraadmetingen uitgevoerd, door middel van observatiestudies. Het doel van deze metingen is het verkrijgen van inzicht om keuzes te kunnen maken om de werkomgeving te verbeteren, zodat medewerkers productiever en gelukkiger kunnen zijn. Deze metingen worden veelal gedaan in een representatieve periode, zodat de steekproef ook daadwerkelijk valide is en resultaten als betrouwbaar kunnen worden aangemerkt. 

De vraag die je kan stellen is natuurlijk of deze bezettingsgraadmetingen nog steeds valide zijn als er door een dergelijk externe factor significant meer mensen op kantoor zijn dan gebruikelijk. Het antwoord is dat dit wel degelijk invloed kan hebben op de validiteit en betrouwbaarheid van de meting als de vooraf vastgestelde scope niet wordt geupdate met de nieuwe situatie. Even een rekenvoorbeeld: als u een kantoor met 100 medewerkers moet huisvesten, waarvan er gemiddeld 20 mensen thuiswerkers zijn en 80 medewerkers vanuit kantoor werken, zullen er deze week of weken 100 medewerkers zijn, want thuiswerken is onmogelijk. Als de originele onderzoeksscope gebaseerd is op maximaal 80 werkplekken (want de inrichting van het kantoor is in de afgelopen jaren  geoptimaliseerd op basis van bijvoorbeeld eerdere metingen) zullen er nu ofwel 20 extra werkplekken gefaciliteerd moeten worden ofwel zullen er bijvoorbeeld vakantiedagen opgenomen moeten worden. In beide gevallen is het dus noodzakelijk om de twee belangrijkste variabelen van een bezettingsgraadmeting opnieuw te inventariseren. 

Ten eerste, de vraag of de capaciteit van mogelijk beschikbare werkplekken is toegenomen (van 80 naar 100) door bijvoorbeeld een gedeelte van het bedrijfsrestaurant als werkplek te benoemen. Ten tweede, is het aan te raden om opnieuw vast te stellen hoeveel medewerkers er in de komende week/weken als mogelijke gebruikers van die werkplekken zijn (80 of 100 kantoorgebruiker). Als deze exercitie is gedaan, zal de bezettingsgraadmeting relatief weinig afwijken van de normale situatie: 80 werkplekken voor 80 kantoorgebruikers, of 100 werkplekken voor 100 kantoorgebruikers, het gebruik zal procentueel gelijk blijven. 

Ten slotte; deze onvoorziene (ondanks waarschuwingen door NCSC in december 2019) omstandigheid biedt u ook de gelegenheid om verder in te zoomen in de activiteiten van thuiswerkers, iets wat normaal gesproken buiten een bezettingsgraadmeting valt. Measuremen, wereldwijd marktleider op het gebied van bezettingsgraadmetingen, meet namelijk standaard de volgende negen activiteiten: niet bezet, vergaderen, mobiel computerwerk, vast computerwerk, individueel bellen, videoconferentie, overleg aan de werkplek, focus werk zonder scherm, bezet maar afwezig en ‘overige’. De toevoeging van geobserveerde activiteiten zorgt voor extra nuance over de gemeten bezettingsgraad en biedt dus in deze ongewone situatie de mogelijkheid om hetgeen wat normaal gesproken buiten het onderzoeksveld valt, nu ook inzichtelijk te maken voor thuiswerkers. 

 

Een situatie als deze omdenken is dus mogelijk en biedt juist kansen!