Binnenkort ga ik voor het eerst met mijn vriendin samenwonen. Beiden verlaten we ons ‘oude’ huis om samen in een nieuw huis te gaan wonen. Dat betekent dat we kritisch naar al onze spullen moeten kijken: wat gaat er mee, wat gooien we weg, wat verdient een tweede leven in een kringloopwinkel? Veel keuzes en ik weet nu al één ding zeker: we gaan spullen tegenkomen waarvan we niet eens wisten dat we ze hadden.
Dat is ook wel begrijpelijk. Natuurlijk weten we in grote lijnen wel wat we aan bezittingen hebben, maar een volledige inventarislijst hebben we nooit gemaakt. En toch is dat wel wat er moet gebeuren, wanneer je als organisatie voor een grote verhuizing staat. Bovendien kunnen er bij zo’n verhuizing tal van complicerende factoren zijn:
- De omvang: hoe groter je organisatie, hoe groter de kans dat er geen overzicht is van alle meubilair; een complicatie die nog verder toeneemt als er meerdere locaties zijn;
- Implementatie van een nieuw werkplekconcept: vaak wordt tegelijk met een verhuizing ook een nieuw werkplekconcept ingevoerd. De vraag is dan of het meubilair geschikt is voor het nieuwe concept.
- De conditie van het meubilair: soms is wel bekend hoeveel meubilair er is, maar niet in welke staat het verkeert. En die conditie kan gevolgen hebben voor de keuze wat ermee te doen.
- Meerdere organisaties: soms is de verhuizing het gevolg van een overname of fusie. In dat geval moet van beide organisaties een inventarisatie van het meubilair worden gedaan en moeten beide inventarislijsten vervolgens worden samengevoegd om keuzes te kunnen maken
Als facility manager rust er bij een verhuizing een zware taak op je, want wat moet met het meubilair worden gedaan? Je staat voor belangrijke keuzes:
- Kan het mee naar het nieuwe onderkomen? Past het – indien van toepassing – in het nieuwe werkplekconcept.
- Welke impact heeft het op de daadwerkelijke planning en logistiek van de verhuizing in termen van aantallen, geschatte verhuistijd, omvang en volume
- Kan het verkocht worden? En is er dus nog restwaarde?
- Kan het hergebruikt worden? En is er dus nog restwaarde?
- Is het rijp voor de sloop?
Om deze beslissingen te kunnen nemen, moet hij:
- Allereerst inventariseren welk meubilair bij zijn organisatie aanwezig is
- Wat de conditie is van het meubilair
En al die fraaie FMIS-systemen dan, zult u zeggen. Daar kun je als facility manager toch al je meubilair in registreren? Soms gebeurt dat inderdaad, maar in de praktijk is daar vaak niet de conditie van het meubilair aan gekoppeld. Laat staan dat in kaart is gebracht in hoeverre het geschikt is voor hergebruik. De circulariteit kortom. Initiatieven zoals een FMMadaster, waarbij zowel gegevens over het meubelstuk zoals merk, ouderdom en jaar van aanschaf worden geregistreerd zodat het mogelijk hergebruikt kan worden juichen we vanuit Measuremen dan ook van harte toe.
De FMIS-systemen hebben bovendien nog een nadeel: ze houden vaak geen rekening met de onvermijdelijke dynamiek in een organisatie. Er komen nieuwe medewerkers, er verdwijnt meubilair, er komt nieuw meubilair bij, bijvoorbeeld omdat eisen aan een werkplek veranderen. Zelfs als de registratie in het begin (intrede in nieuw kantooromgeving en/of implementatie van FMIS) op orde was, is dat vaak na een tijdje niet meer zo. Het blijkt simpelweg dat betrouwbaarheid van een inventarislijst een beperkte houdbaarheid heeft. Dezelfde redenering geldt ook voor een verhuismanager waarover grotere organisaties soms beschikken: ze hebben veel kennis van het te doorlopen proces bij een verhuizing, maar staan met lege handen als de basisinventarisatie niet op orde is.
Ons advies is daarom om jaarlijks een inventarisatie te maken van het meubilair inclusief de staat ervan zodat je een verhuizing gedegen kan plannen, voorbereiden en snel de juiste keuzes kunt maken.
Betekent dit nu dat je een compleet nieuw project moet optuigen alvorens een verhuizing te kunnen voorbereiden? Welnee! Door nu te investeren in een goede inventarisatie is de verhuizing straks zo gepiept. En natuurlijk kost dat nu aan de voorkant meer inspanning, maar die betaalt zich straks dubbel en dwars terug als je verhuizing binnen budget,op tijd en zonder stress of last minute verrassingen kan worden uitgevoerd.