Normaal gesproken werk je in een kantoor vol collega’s. Op dit moment zit je helemaal alleen, opgesloten in je huis en probeer je vanuit huis te werken. Niemand controleert op welk tijdstip je begint met werken en er is niemand die op je scherm mee kan kijken en opmerkt dat je een interessante blog aan het lezen bent in plaats van dat je aan je taken aan het werk bent.
Al heeft de werkvloer normaal gesproken geen regels voor wanneer je heel even niet doet wat je hoort te doen, houden we elkaar in het gareel op kantoor. Het eerste fenomeen noemen we sociale controle. Bijvoorbeeld niemand zal grappige filmpjes gaan kijken op zijn laptop op de werkvloer, omdat je collega’s je hierom zullen veroordelen. Wanneer je vanuit huis werkt valt deze sociale controle weg; wat het gemakkelijker maakt om deze video’s toch te kijken. Maar collega’s bieden ook sociale ondersteuning. We controleren hoe het gaat met elkaar en bieden steun waar nodig. Dit is lastiger wanneer iedereen geïsoleerd thuis zit. Met name in moeilijke tijden zoals nu, is dit een risico voor onze welzijn. Ten derde biedt een kantoor veel structuur. De openingstijden, dagelijkse momenten dat je opstaat en meeting schema’s die vast staan, gaven je werkdag gestructureerd en maken het makkelijker om te focussen. Tot slot mis je de faciliteiten van kantoor wanneer je thuis werkt. Alles dat een werkomgeving biedt, zoals een goed bureau, aangewezen vergaderruimtes, snel internet en een ruimte om pauze te nemen zijn niet toegankelijk op dit moment. We zitten thuis vast voor de aankomende tijd.
Natuurlijk hebben we het internet om ons werkritme vast te kunnen houden. Meetings worden nu online gehouden en sommige organisaties (zoals Measuremen) houden zelfs “quarantaine pubquizzen” over Google Hangout. Maar het is lastig om jezelf toegewijd te houden wanneer het gevoel van isolatie in onzekere tijden je bekruipt. Het nieuws over COVID-19, dierbaren die zorg nodig hebben, of financiële onzekerheid zijn factoren die aanzienlijk afleiden en in strijd zijn met je motivatie om de dagelijkse taken te volbrengen. Werk wordt een moeilijke taak met het gebrek aan sociale controle, ondersteuning, dagelijkse structuur en faciliteiten. Maar hoe meer we ons laten leiden door deze externe factoren, zoals het nieuws, collega’s, de structuur en faciliteiten, hoe meer we het gevoel krijgen dat we hier afhankelijk van zijn. Als je dit daadwerkelijk laat bepalen hoe je een werkdag doorkomt, dan krijg je niets gedaan. Je moet het gevoel hebben dat je de intrinsieke kracht en behoefte hebt om dingen gedaan te krijgen.
Autonomie
Mensen die deze intrinsieke motivatie hebben om hun werk te doen, ongeacht eventuele externe verwachtingen (zoals sociale controle) hebben een hoge autonomie. Deze mensen hebben misschien sociale ondersteuning nodig of faciliteiten, maar krijgen voornamelijk hun werk af. En wanneer zij niet de juiste ondersteuning, structuur of faciliteiten hebben, vinden zij een manier om dit te regelen. Het maakt hen creatief en veerkrachtig. Het is daarom ook niet verrassend dat werkautonomie ook positieve effecten heeft op werk: meer werkvoldoening en minder behoefte aan verplaatsen of weggaan. Maar hoe kom je aan dit type mensen die “op een missie” zijn? Je kunt niet verwachten dat iedere werknemer van nature hoog autonoom is. Zowel de werkgever als de werknemer zijn verantwoordelijk in het realiseren van autonomie bij de werknemer. Ze zullen goed moeten communiceren hierover al nemen ze hier beide wel een andere rol aan. Daarom bespreken we ze één voor één.
Medewerkers op een missie krijgen
Zeker tijdens de COVID-19 uitbraak, is dit de perfecte kans om werknemers meer autonomie te geven. De COVID-19 uitbraak zorgt ervoor dat werknemers zelfstandiger worden doordat zij thuis zitten met minder sociale controle. Echter, als je werknemers thuis zitten en het gevoel hebben ‘de tussenpersoon’ te zijn die hun taken uitvoert omdat ze dat moeten, worden ze afgeleid door elk piepje, geroezemoes of duwtje in hun werkomgeving. Als je jouw medewerkers meer vrijheid geeft bij het uitvoeren van hun taak, zullen zij meer verantwoordelijkheid voelen bij het uitvoeren van hun taken en zich verantwoordelijk voelen voor het eindproduct dat zij produceren. Vanuit de bottom-up gedachte, komen zij wellicht op nieuwe inventieve manieren om hun taken uit te voeren, zij zijn uiteindelijk de experts van hun eigen werk. Beperkte richtlijnen, meetings op aanvraag, zelf gekozen deadlines en geen tot weinig geforceerde controle gedurende dit proces kan de mate waarin werknemers autonomie ervaren, verbeteren. Het is natuurlijk riskant om werknemers hoge autonomie te geven, omdat het altijd een vraag blijft hoeveel autonomie zij aan kunnen, maar door jezelf op te stellen als een ondersteunende collega is de kans groot dat werknemers openlijk communiceren over hun voortgang en geven zij je nuttige informatie. Nogmaals, deze COVID-19 uitbraak zou wel eens de perfecte tijd kunnen zijn om meer ruimte te geven aan de werknemers en hen meer autonomie en vrijheid te bieden. Deze vrijheid in het werk is misschien wel hetgeen dat werknemers nodig hebben nu zij opgesloten zitten in hun huis.
Zelfstandiger worden
Als je moeite hebt om zelfstandig te werken; niet betrokken voelen bij jouw taken, steeds afgeleid zijn en/of afhankelijk zijn van je supervisors, dan is dit een moeilijke tijd. Maar dit kan ook een kans voor je zijn. Nu je vanuit huis werkt, ben je veel vrijer in de manier van werken. Je kan hierover met je manager praten en uitleggen dat je je taken anders uitvoert, laat hem vooral deze blog lezen. Maar je kunt ook meer vrijheid nemen door een werkritme te implementeren dat beter bij je past, zoals regelmatig pauzeren of andere werktijden. Bovendien is het nu ook het moment om met nieuwe ideeën en innovaties te komen. Organisaties moeten innovatief zijn in deze uitdagende tijden, dus als je vooruitgang begint te boeken en deze uitdagingen aangaat, krijg je misschien geweldige nieuwe ideeën. Ik weet zeker dat je de autonomie en motivatie zult voelen om het voortouw te nemen bij de implementatie ervan.
Conclusie
Zelfstandigheid is essentieel als je je vrij wilt voelen. Al helemaal tijdens de gebeurtenissen van nu, is het belangrijk om te blijven zelfs wanneer je geïsoleerd bent. Echter, om dit te gevoel te voelen, is het belangrijk om taken op jouw manier uit te voeren. Zelfstandigheid komt van twee kanten: top-down (managers geven autonomie) en bottom-up (werknemers willen zelfstandigheid). Autonomie vergt vertrouwen, effort en interactie van beiden kanten om samen doelen te bereiken. In een organisatie, werknemers en managers zijn afhankelijk van elkaar, zeker in deze tijden moeten we ons dat blijven realiseren.
