Hoe investeer je optimaal in je kantoormeubilair tijdens de levenscyclus van je organisatie? En hoe ga je om met onderhoud en vervanging? Dat is de uitdaging waarvoor de facility manager in een organisatie zich operationeel gesteld ziet en de CFO en controller tactisch en strategisch. Om een goed antwoord te geven op deze uitdagingen zijn een aantal keuzes belangrijk.
Koop of lease
Allereerst de keuze tussen koop en lease. Kies ik als organisatie ervoor om het meubilair te kopen, zodat het onderhoud en vervanging in eigen beheer komt? Of kies ik voor het leasen van meubilair, waarbij ik geen koop maar een dienst afneem en de verantwoordelijkheid voor onderhoud en vervanging uitbesteed?
Short- of long lease
En daarna is mijn keuzestress nog niet voorbij, want als ik voor lease kies, sta ik opnieuw voor de keuze: short lease of long lease. Het eerste is flexibeler en daarom duurder, het tweede goedkoper. Facility managers die in een ‘vorig beroepsleven’ fleetmanager bij een organisaties zijn geweest, zullen zich nog herinneren dat ze ooit bij auto’s dezelfde afwegingen maakten.
Vervanging
Of je nu kiest voor koop of lease in beide gevallen draait het om het moment van vervanging. Daarbij is een belangrijke afweging de onderhoudsstaat van het meubilair. Is het nieuw, zo goed als nieuw, licht beschadigd, zwaar beschadigd of onbruikbaar. Aan elke conditie hangt een verschillend vervangingsmoment.
Filosofie
En dat niet alleen want ook bij onderhoud zijn er verschillende keuzes:
- Reactief: vervang een meubel als het kapot is.
- Planned/preventief: vervang een meubel om een vastgestelde tijd en voordat het kapot gaat.
- Conditiegestuurd: vervang een meubel wanneer de conditie van een meubel erom vraagt.
- Just-in-time: de optimale strategie, waarbij je het beste van de eerste drie combineert.
Een CFO/controller die de strategische afwegingen moet maken over bovenstaande keuzes heeft idealiter een dashboard nodig met een aantal gegevens:
- Een overzicht van alle meubilair, inclusief moment van aanschaf
- Een overzicht van het gebruik
- Een overzicht van de conditie
Alleen dan kan hij kiezen welke investering voor zijn organisatie het optimale rendement oplevert.