De toekomst is altijd een vaag vooruitzicht: er spelen zoveel factoren in mee dat het moeilijk te voorspellen is. Zullen we uiteindelijk allemaal terugkeren naar de werkvloer en al onze tijd op kantoor gebruiken om samen te werken? Of blijft thuiswerken een groot deel van de toekomstige werkcultuur? De toekomst hiervan is onzeker en we willen niets liever dan hier vat op krijgen. We volgen het nieuws om de laatste trends te ontdekken en de toekomst op geïnformeerde wijze in te schatten. Een goed begrip van het toekomstige gebruik van uw faciliteiten is ingewikkeld omdat we hier doorgaans weinig informatie over hebben. Wanneer er zoveel zaken spelen binnen en rondom uw organisatie kunnen dingen nog wel eens door elkaar gaan lopen. Zo bleek de invloed van de Covid-pandemie veel groter te zijn dan wie dan ook had voorspeld.
In onze vorige Annual Workplace reports voorspelden we een toename in thuiswerken omdat we de afgelopen jaren een teruglopende trend zagen in werkplekbezetting, maar deze voorspelling baseerden we niet op een globale pandemie. Het coronavirus liet zien dat de toekomst onzeker is. Maar er zijn wel degelijk manieren om ons voor te bereiden en toekomstig faciliteit gebruik te helpen voorspellen.
Data als kern onderdeel
Door middel van relevante en gerichte gegevens kunt u objectieve en kwantitatieve informatie vergaren over wat er precies gebeurt binnen uw organisatie. Zo kunt u werkplekbezetting metingen laten verrichten of sensoren laten installeren om bezetting te meten. Uit deze data kan belangrijke informatie worden ontleend die op haar beurt tot nuttige inzichten kan leiden. En door informatie te combineren en correlaties vast te stellen krijgt u een beter beeld van hoe de verschillende onderdelen van uw organisatie in elkaar grijpen. Men kan bijvoorbeeld correlaties zoeken tussen de grootte van ruimtes en hun bezettingsgraad om te voorspellen welke ruimtes waardevol zullen zijn. Combineer dit met sampling-gegevens en vragenlijsten aan werknemers en de mogelijkheden voor het onderzoeken van essentiële kwesties worden eindeloos. Denk hierbij aan onder anderen de ervaring, productiviteit en het welzijn van werknemers.
Trends
Herhaaldelijke observatiestudies geven meer informatie over wat er wel en niet verandert binnen uw organisatie, waardoor het makkelijker wordt om trends te visualiseren en toekomstige ontwikkelingen te visualiseren. Trends kunnen uiteraard geïdentificeerd worden op verschillende tijdschalen (bijvoorbeeld dagen, weken, maanden of zelfs jaren). Elk tijdsbestek heeft haar eigen ritme en wijst op verschillende trends of gewoontes. Elke organisatie heeft bijvoorbeeld dagelijkse gewoontes in het betreden en verlaten van het kantoor, wekelijkse gewoontes in welke dagen druk zijn en welke niet, zelfs jaarlijkse gewoontes in wanneer de vakanties vallen en wanneer alle hens aan dek zijn. De verscheidenheid aan gewoontes is belangrijke informatie over de veranderingen binnen uw organisatie. Zo kan een graduele toename in de gemiddelde aankomsttijd wijzen op een verandering in de bedrijfscultuur en kan een verandering in het gebruik van bepaalde werkplekken wijzen op hoe teams anders samen gaan werken.
Uw organisatie visualiseren
Trends en veranderingen binnen uw organisatie waarnemen komt echter niet direct uit de getallen. Daar zit nog één belangrijke stap tussen: het visualiseren van uw data. Inzichtelijke diagrammen waaronder staafgrafieken, [scatter plots] en stroomschema’s helpen u om beter te begrijpen wat er speelt binnen uw organisatie. Heldere inzichten kunnen enkel bereikt worden dankzij duidelijke visualisaties afhankelijk van het type diagram, het juiste gebruik van assen, kleurgebruik, combinaties van verschillende data, enzovoorts. Met interactieve dashboards zoals we aanbieden in onze Measuremen Portal kan men filters gebruikers om in te zoomen op de diagrammen en dieper in de data te duiken. Zo kan men in de data de dagelijkse bezetting van een organisatie zien, maar door het gebruik van de juiste filters kan men de data toespitsen tot de bezetting van bepaalde gebouwen, etages of tijdsperiodes.
Figuur 1: een voorbeeld van een inzichtelijke en compacte datavisualisatie.
De benchmark
Uw eigen organisatie begrijpen is één ding. Maar uzelf enkel richten op uw eigen organisatie kan in uw nadeel werken. Door middel van ‘benchmarking’ kunt u de (anonieme) data van soortgelijke organisaties bekijken en vaststellen hoe u ervoor staat in vergelijking met de competitie. Trends in andere organisaties kunnen een teken zijn dat deze effecten ook binnen uw organisatie merkbaar zullen zijn als u ze niet in de gaten houdt. Door uw eigen organisatie te benchmarken verkrijgt u waardevolle informatie over wat u kunt verbeteren om anderen voor te blijven.
Data kan niet zonder u
Het is helaas niet mogelijk om alles in data te vatten, en daardoor is het geen optie om u enkel op data te baseren: data heeft immers altijd context nodig om betekenis te hebben. Het menselijk brein is ontzettend goed in context begrijpen en informatie combineren – vooral informatie die relatief moeilijk te meten is. Denk aan politieke context, beleidsveranderingen of markttrends: deze kunnen drastische invloeden hebben op uw organisatie. Daarom moet uw data een rol spelen in de formule om geïnformeerde beslissingen te kunnen maken. Data over uw organisatie interpreteren is een geweldige kans om meer vat op uw eigen organisatie en toekomstige ontwikkelingen daarin te krijgen – zolang u de juiste data en het juiste gereedschap tot uw beschikking heeft.