Een circulaire blik op faciliteitsmanagement

manage with a circular approach the assets in your facilities

Een circulaire blik op faciliteitsmanagement

Auteurs: Jhonattan Maldonado & Mike Kaandorp
Publicatie datum: 6 April 2021
Thema: Circular Facility Management

 

De rol van faciliteitenbeheer is relevanter dan ooit in 2021. Volgens het Dutch Public Procurement Expertise Centre (pianoo) “the field of facility management influences organisations’ circular performance.” Sinds het einde van 2020 is Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) de norm geworden bij Nederlandse overheidsinstanties. Dit betekent dat facilitair beheerders een circulaire aanpak en een verantwoorde manier van inkopen zouden moeten overwegen als deel van hun takenpakket.

We spraken met Peter Holtrop, facilitair beheerder bij DJI, en hij deelde zijn inzichten over het belang van circulariteit integreren in het aankoopproces. Zoals hij zei: ‘Tweedehands is tweede kans.’ Maatschappelijk verantwoord inkopen en circulair prestatie kan leiden tot een vermindering in CO2-uitstoot, bijvoorbeeld door bestaande onderdelen van de bedrijfsinventaris te repareren. Op deze manier kunnen facilitair beheerders een sleutelrol spelen in het adopteren van een circulair perspectief voor (bedrijfsgebouwen. Zeker nu de verwachting is dat circulaire perspectieven in de nabije toekomst een grote rol gaan spelen in inventaris aanschaf.

De toekomst in

Het doel is duidelijk: de Europese Unie zal in 2050 volledig klimaatneutraal zijn. Deel van dit traject duidt het jaar 2030 aan als het punt om de behaalde voortgang in acht te nemen. In de afgelopen maanden heeft het Europese parlement het doel voor uitstootvermindering verhoogd van 49 naar 55 procent, een maatregel die in elke industrie de uitdaging verhoogt. De bouwindustrie bijvoorbeeld genereerde 38% van alle CO2-uitstoot ter wereld in 2020. Daarom is het doel om dit met tenminste 40% te verminderen vóór 2030 om het doel van de World Green Building Council, gesteld in 2019, te kunnen bereiken.

Een dergelijke hoeveelheid data en getallen is moeilijk te onthouden en het is makkelijk om zaken door elkaar te halen. Het kernprincipe is dat de bouwindustrie en facilitair beheerders zich met onmiddellijke ingang moeten voorbereiden op een drastische ommezwaai in de aanschaf en beheer van gebouwen en faciliteiten. Een van de factoren in de vermindering van CO2-uitstoot is de aanschaf van bedrijfs- of kantoorinventaris. Minder ‘nieuwe’ meubelstukken en meer duurzame (circulaire) alternatieven zijn […]. Hoe bereik je dat, wanneer je geen zicht hebt op welke (soorten) meubelstukken er wel of niet reeds aanwezig zijn? Het circulaire perspectief richt zich op hergebruik, recyclen of de levensduur van meubelstukken verlengen. Het is makkelijker om investeringen te plannen voor een werkvloer die langere tijd in gebruik is, en de bespaarde kosten zouden gebruikt kunnen worden voor de aanschaf van alternatieve, meer circulaire meubelstukken.

Innovatie en de circulaire aanpak

Het is gebruikelijk om een oog te houden op technologie, gebruiksgoederen en innovatieve bedrijven wanneer men een circulair bedrijfsperspectief aan wil houden. Voor overheidsinstanties is dit echter niet alleen een perspectief maar tevens een manier om voorop te blijven lopen in de markt en de nieuwe realiteit die zich de komende decennia gaat vormen. De wetenschappelijke feiten zijn duidelijk en wijzen op de noodzaak voor een meer circulaire dan lineaire werkomgeving. Organisaties (zowel privé als zakelijk) zullen manieren moeten vinden om dezelfde resultaten te behalen zonder meer grondstoffen te gebruiken dan voorhanden zijn.

Een circulaire aanpak van bedrijfsprocessen en meubelstukken kan de levensduur van individuele meubelstukken verlengen, deze in een andere rol inzetten of fondsen vrijmaken voor nieuwe meubelstukken. Een circulair proces leidt, van investeringen tot gebouwen en van kantoren tot fabrieken, tot een meer verantwoorde aanschaf wijze. Waarom? Omdat bestaande bedrijfsinventaris een waarde vertegenwoordigt in gebruiksjaren en fondsen die niet besteed zijn aan nieuwere meubelstukken. Bovendien kunnen deze nieuwe meubelstukken worden aangeschaft met het oog op hun nut in de toekomst.Hoe komt men te weten wat men in huis heeft, wat nodig is en wat niet? Het antwoord is een Workplace Asset Inventory.

Workplace Asset Inventory

Een Workplace Asset Inventory is een procedure uitgevoerd om precies te weten te komen welke inventaris jouw bedrijf bezit. Er zijn verschillende opties om toe te voegen aan de procedure, maar het basispakket komt neer op een inventarisatie van het aantal en de staat (slecht, gemiddeld of goed) van een bepaald meubelstuk. Daarnaast kunnen meer specifieke aspecten van individuele meubelstukken in acht worden genomen, zoals informatie over  locatie, type, merk, model, kleur, afmetingen en compleetheid van het meubelstuk.

Uitdagingen bij een inventarisatie

De grootste uitdaging bij een meubel inventarisatie is dat organisaties vaak niet weten wat ze kunnen doen met de informatie die de procedure oplevert. Wij zijn in staat om hen in contact te brengen met een bedrijf dat kan helpen om deze informatie te interpreteren, maar het is belangrijk voor organisaties om voor zichzelf na te gaan wat ze willen doen met de informatie. Enkel de informatie (laten) verzamelen is niet genoeg: een helder doel is nodig om een bedrijf van de juiste informatie te voorzien. Daarnaast is het een uitdaging voor bedrijven om op hun beurt de juiste informatie te leveren voor het uitvoeren van een meubel inventarisatie, zoals bijvoorbeeld complete en nauwkeurige plattegronden of een overzicht van de te inventariseren gebouwen en hun oppervlakte.

Waarde toevoegen

Sommige klanten weten simpelweg niet welke wat voor meubelstukken ze in huis hebben en in welke hoeveelheid. Door deze te inventariseren hebben we kunnen helpen om onze klanten een (beter) financieel plan op te stellen en te plannen wat ze in de komende jaren willen aanschaffen. Voor sommige bedrijven was het mogelijk om te op circulaire wijze te investeren in ‘tweedehands’ of ‘gerepareerde’ meubelstukken in plaats van gloednieuwe  exemplaren.

Voor en na

Een van de bedrijven waarvoor we een meubelinventarisatie uitvoerden is nu in staat om in kaart te brengen welke meubelstukken ze in huis hebben en hoeveel exemplaren er binnenkomen of naar buiten gaan. Ze stelden een afdeling op die de veranderingen doorvoert op circulaire wijze in meer dan zestig locaties. Om dit proces bij te staan voerden we onafhankelijke controles uit om zeker te weten dat deze op de juiste wijze werden doorgevoerd.

De rol van facilitair beheer in de circulaire golf

Het is belangrijk te weten wat er gebeurt met de gebouwen die een bedrijf bezit. Bezetting is essentieel maar vanuit een circulair oogpunt is kennis over de bedrijfsinventaris belangrijk om te plannen voor de toekomstige jaren. Vervanging van meubels is mogelijk op een circulaire wijze. Reparatie of het meubelstuk tweedehands krijgen is mogelijk. Het is lang niet altijd nodig om nieuwe meubels te kopen, zeker niet wanneer een alternatief reeds beschikbaar is.

In de toekomst zullen facilitair beheerders een circulaire benadering moeten implementeren om de behoeften van werkomgevingen, werknemers en financiële investeringen te accommoderen. Door de eerste stap naar een circulair inventarisbeheer te doen maken we het bereiken van de EU-doelstelling om klimaatneutraal te worden des te makkelijker.

Wilt u weten hoe u circulariteit kunt implementeren door middel van een meubel inventarisatie en bent u benieuwd naar de voordelen voor uw organisatie? Praat dan met een van onze werkplek experts. Plan hier een gesprek in.