De (on)zin van Activity Based Working

Iedereen is bekend met de traditionele werkplek: werknemers werken dag in dag uit vanuit hetzelfde kantoor en bureau. Generaties lang hebben mensen via dit systeem gewerkt, maar in het afgelopen decennium heeft er een grote verandering ten opzichte van dat oude model plaatsgevonden. Het zogenoemde ‘Activity-Based Working’ (ABW) geeft een nieuwe draai aan de kantoordynamiek. Medewerkers zijn niet beperkt tot een bepaald kantoor of bureau, maar zijn vrij om te werken vanaf elke beschikbare werkplek. Dat betekent dat werknemers kunnen werken in verschillende teams, vanuit verschillende locaties en in verschillende kantoren. Dit biedt werknemers een setting die de activiteit ondersteunt die ze uitvoeren. Verschillende ruimtes zijn ontworpen om werknemers de beste mogelijkheid te bieden om productief te zijn in het werk dat ze doen. Stel je voor dat je de mogelijkheid hebt om, tijdens een brainstormsessie met je team, een whiteboard te gebruiken in een vergaderruimte vol licht of dat je juist een privéruimte met ruisonderdrukking kan gebruiken, wanneer je een grote potentiële klant belt. Alhoewel Activity-Based working al ongeveer 30 jaar bestaat, is het concept om verschillende redenen steeds populairder geworden. De belangrijkste reden is de verhoogde productiviteit van medewerkers en de lagere kantoorkosten.

De opkomst van Activity-Based werken valt niet meer te ontkennen: kantoren over de hele wereld introduceren deze nieuwe manier van werken en er zijn zelfs organisaties die dit als de wereldwijde standaard implementeren. Maar wat is het? En werkt het? In deze blog zullen we het concept verkennen en antwoord geven op deze vragen.

Activity-Based Working ≠ Open kantoor

Houd er rekening mee dat het vaak voorkomende ‘open ruimte’ strategie, waarbij werknemers niet langer een eigen kantoor hebben, maar in plaats daarvan samen in één grote open ruimte werken, niet hetzelfde is als Activity-Based working. De kern van Activity-Based working bestaat uit het verbinden van activiteiten met een omgeving die de uitvoerende taken ondersteunen of zelfs verbeteren. Dit is geen vereiste voor open ruimtes, deze zijn meestal gericht zijn op het bereiken van een hogere efficiëntie van onroerend goed. Globalisering en digitalisering betekenen dat we onze activiteiten op verschillende locaties of zelfs in verschillende tijdzones kunnen uitvoeren. Dit is een fundamentele verandering voor de organisatie, waarbij management ondersteuning en begeleiding moet bieden.

Volgens de laatste gegevens uit ons Annual Workplace Report, gebruikt maar liefst 46% van de ondervraagde organisaties strategieën gebaseerd zijn op een open ruimte, terwijl slechts 17% kiest voor een traditionele opstelling en 37% combineert de twee strategieën in een hybride model. Dit zegt echter niets over de feitelijke werkpatronen of de manier waarop mensen werken.

De vereisten om succesvol Activity-Based working te implementeren

Allereerst: zorg voor een reeks speciale faciliteiten en specifieke taken – van enthousiaste samenwerkingen tot geconcentreerd werk en alles daartussenin. Daarnaast, een virtuele omgeving die u direct toegang geeft tot relevante informatie is essentieel om op dezelfde pagina te blijven. Hulpmiddelen om samen te werken met collega’s die zich niet in jouw (fysieke) omgeving bevinden, zijn de laatst essentiële tastbare vereisten. Echter is, veel belangrijker dan een van de tastbare aspecten, het vertrouwen en de empowerment van een toegewijd management. We spreken vaak van commitment als essentieel aspect om een verandering in het werkplekmanagement te implementeren (zie onze whitepaper over het bouwen van een business case voor werkplek inzichten), maar bij de implementatie van Activity-Based working is het essentieel. Werknemers moeten erop kunnen vertrouwen dat ze zich op kantoor kunnen verplaatsen en van ruimte kunnen veranderen zonder terugslag van bijvoorbeeld de manager.

Niet vereist, maar zeer waardevol om te ontvangen is de feedback van verschillende teams en medewerkers. Wat voor soort ruimtes hebben ze nodig om effectiever te werken? Zijn ze graag bij elkaar in een grote vergaderruimte om te brainstormen of hebben ze liever een focus ruimte om hun ideeën te ontwikkelen te formuleren? Is jouw salesteam gemotiveerd wanneer ze zich dicht bij hun collega’s bevinden of hebben ze liever een eigen kantoor? Het krijgen van antwoorden op dergelijke vragen helpt om het de eerste keer goed te krijgen, in plaats van te wachten op de onvermijdelijke antwoorden als werknemers niet zijn geraadpleegd voor de verandering. Een ander voordeel is dat u in een vroeg stadium, de hele organisatie ondersteuning biedt bij het Activity-Based working. Teams zullen zich gedwongen voelen om de gevraagde faciliteiten te gebruiken en zullen op hun beurt meer tevreden zijn met hun omgeving.

Is Activity-Based working geschikt voor mijn organisatie?

De effectiviteit van Activity-Based working wordt vaak besproken. Sommige analisten geloven dat het een game-changer is voor het werkplekmanagement. Andere stellen juist dat de nadelen van Activity-Based working zwaarder wegen dan de potentiële voordelen hiervan. Omdat elke persoon anders is, is ook elke organisatie anders. Terwijl een organisatie vol zit met mensen die zich op hun werk moeten concentreren, hebben andere organisaties een meer sociale structuur waar regelmatige vergaderingen en korte discussies het grootste deel van hun werk vormen. Zo bleek uit Habital, onze werkplek applicatie, dat bij de ene organisatie 68% van de tijd concentratie werk verricht wordt en in een andere organisatie maar voor 18%. Het is niet verrassend dat face-to-face communicatie hoger was in de organisatie met het lage percentage concentratie werk. Voor bepaalde werkactiviteiten passen sommige werkomgevingen beter dan bij anderen.Terwijl traditionele (gesloten) omgevingen meer geschikt zijn voor individuele werkzaamheden met een hoge concentratie, zijn open omgevingen meer geschikt voor communicerende projectteams.

Stel dat er banen zijn die bestaan uit een mix van hoge concentratie en face-to-face communicatie, zou je ze dan plaatsen in een traditionele of in een open werkomgeving?
Dit is waar Activity-Based working van pas komt. Met ABW moeten werknemers een werkruimte kiezen die past bij de activiteit die ze uitvoeren. Bijvoorbeeld, taken met een hoge concentratie dienen uitgevoerd te worden in focus cabines en vergaderingen in vergaderruimten. Het concept van ABW klinkt ideaal en logisch, namelijk het uitvoeren van activiteiten op een plaats die de specifieke activiteit optimaal ondersteunt. Uit recent onderzoek is zelfs gebleken dat ABW een positieve wending heeft op de interactie, communicatie, de controle op tijd en ruimte en de tevredenheid van de werkplek. Echter, is het ongunstig voor de concentratie en privacy, deze kunnen eronder lijden. Is het dan juist verstandig om iedereen terug te duwen in individuele kamers voor hersenwerk? Of is het juiste antwoord om toch thuis met je eigen koffie concentratie werk te verrichten.

“Aanvankelijk was het de bedoeling van Activity-Based working om te verplaatsen naar een hybride werkomgeving waarbij een traditioneel kantoor overbodig wordt”, zegt Philip Ross, CEO van Cordless Group. In het oorspronkelijk concept van ABW worden ruimtes gebruikt op basis van behoeften. Als voorbeeld kunnen we uitgaan van werknemers die het werk wat een hoge concentratie vereist thuis verrichten, lage concentratie in een lokaal café en vergaderingen online of op een samenwerkingsinitiatief. Werknemers zouden de mogelijkheid moeten hebben om elke ruimte kiezen die bij hun activiteit past, niet alleen een specifieke ruimte op kantoor. Ross had goede redenenen voor zo’n dramatische verandering in het werk. Hij is van mening dat duurzaamheid de belangrijkste drijfveer voor Activity-Based working is; kantoorgebouwen en woon-werkverkeer zijn goed voor het grootste deel van de CO2-uitstoot. Daarnaast is onroerend goed een van de grootste kosten voor een bedrijf en worden transportnetwerken overbelast, wat leidt tot tijd- en geldverspilling en een geïrriteerde niet productieve werknemer die vastzit in het verkeer. ABW heeft dus het uitgangspunt om goed te zijn voor de planeet, de mensen en de winst.

Een omschakeling naar ABW vereist echter een verandering in denkpatronen, zeker van het management, met een minder direct overzicht van de werkplek en dus meer vertrouwen in zijn werknemers. De workflow moet worden doorgeschoven naar online platforms die soepele online communicatie ondersteunen en eenvoudig inzichtelijke overzichten van de vooruitgang voor managers en medewerkers geeft. Als het gaat om samenwerking, is het waarschijnlijk dat er nieuwe en meer concepten van samenwerkingsruimtes en creatieve ruimtes zullen ontstaan ter ondersteuning van ABW-medewerkers, welke vergelijkbaar is met WeWork.