In de afgelopen weken en dagen, hebben veel leiders op het gebied van werkplekken hun tips, adviezen en suggesties gedeeld over hoe het kantoor voorbereid kan worden op de heropening. Wij hebben, om het voor jou makkelijk te maken, een top 10 samengesteld met daarin de meest gedeelde tips. Hierin beoordelen we de effectiviteit en de verwachte bruikbaarheid niet, maar delen we een overzicht met zaken waarmee je rekening dient te houden.
1. Verminder de capaciteit in vergaderruimtes
Verminder het aantal zitplaatsen en/of verbiedt het gebruik van bepaalde zitplaatsen in vergader- en sociale ruimtes om een afstand van 1.5 meter tussen elke werknemer te kunnen waarborgen en om te voorkomen dat grote groepen mensen verzamelen in een -afgesloten- ruimte.
2. Ondicht de werkplekken
Zorg voor een minimale afstand van 1.5 meter tussen werknemers wanneer zij achter hun bureau zitten ten opzichte van andere bureaus en looppaden. Je kunt tijdelijk bepaalde werkplekken blokkeren of gewoon het aantal bureaus en/of stoelen verminderen.
3. Omgaan met piekbezetting
Met een grotere afstand tussen bureaus, kan het kantoor minder werknemers kwijt. Voor de heropening zul je moeten uitrekenen of de nieuwe indeling de piekbezettingen aankan. Promoot en faciliteer thuiswerken, laat werknemers in shifts werken, of maak meer kantoorruimte vrij. Het belangrijkste: volg de bezetting ontwikkeling gedurende de eerste weken om de capaciteit te waarborgen.
4. Upgrade de HVAC
Werknemers delen de lucht die ze inademen, dus investeer in luchtfilters om het gemeenschappelijke milieu te beschermen. Veel van deze systemen geven realtime metingen van de luchtkwaliteit weer op digitale schermen. Zo kan je werknemers op de hoogte te houden en dient het tevens als een continu desinfectiemiddel.
5. Promoot hygiëne ter plekke
Plaats posters, borden, stickers en andere visuele richtlijnen op relevante plaatsen om medewerkers te herinneren aan de juiste hygiëne. Praat naast schoonmaakexperts ook met je HR- en bedrijfscommunicatie collega’s over hoe je de instructies kunt verspreiden.
6. Benodigdheden voor goede hygiëne
Stel gezichtsmaskers en/of papieren zakdoekjes beschikbaar op de werkvloer. Plaats bovendien overal op kantoor desinfecterende handgel en promoot het gebruik hiervan.
7. Maak gebruik van markeringen op de vloer
Om werknemers te helpen met het bewaren van afstand van elkaar, kun je markeringen plaatsen op de looproutes, rond bureaus of op “hotspots” in het kantoor.
8. Vermijd het delen van apparatuur
Muizen en toetsenborden welke vaak aangeraakt worden, zijn een bron van besmettingen; probeer zo min mogelijk deze apparaten te delen met anderen.
9. Ga contactloos
Het aanraken van deuren, prullenbakken, ontsmettingsmiddelen en kranen zijn een makkelijke manier voor een virus om te verspreiden. Door deze te bedienen met gebaren, spraak of beweging met behulp van sensoren, kan besmetting worden voorkomen.
10. En tot slot: ontwikkel een “Wat als?” actieplan.
Ontwikkel een responsplan en stem dit af voor het geval iemand tijdens de vergadering ziek wordt met symptomen van COVID-19 (droge hoest, koorts, malaise). In dit plan moet een kamer of ruimte ter beschikking gesteld worden waar iemand die zich onwel voelt of symptomen heeft, veilig kan worden geïsoleerd. Oftewel: een plan voor hoe ze veilig kunnen worden overgebracht naar een gezondheidsinstelling en wat je moet doen als een deelnemer aan een vergadering, een medewerker of dienstverlener positief getest wordt op COVID-19 tijdens of net na de bijeenkomst.
