Une étude d’observation est la solution la plus complète de Measuremen: elle mesure les taux d’occupation et d’utilisation, ainsi que les activités réalisées! Comment les gens passent-ils leur temps au bureau et comment pouvez-vous les aider à mieux performer? Nos études d’observation répondent à ces questions et fournissent davantage d’informations sur l’utilisation de votre espace de travail.
L’ETUDE D’OBSERVATION
Chaque fois que vous parlez de stratégie en milieu de travail, vous devez prendre en compte trois facteurs importants: les personnes, le lieu et les activités. Avec nos études d’observation, nous couvrons l’intersection entre ces trois facteurs. En prenant des mesures physiques des activités en cours et en posant les bonnes questions aux employés, nous pouvons vous aider à rassembler les informations appropriées pour vous donner un aperçu et améliorer votre stratégie en milieu de travail. Des informations réelles qui vous aideront à vous concentrer sur les changements et les améliorations qui feront la différence.
Pour créer un meilleur environnement de travail, il faut commencer par comprendre comment les personnes travaillent dans leur organisation. Travaillent-ils seuls? Les gens collaborent-ils? Y a-t-il beaucoup de grandes réunions formelles ou y a-t-il beaucoup de réunions «qui se déroulent» – dans les couloirs, autour des bureaux ou autour d’un café? Certaines équipes effectuent-elles la même activité toute la journée, tous les jours? Quelles équipes passent beaucoup de temps hors du bureau, sur la route?
COMMENT ÇA MARCHE?
Nous réalisons au moins 6 passages d’observation par jour, pendant dix jours ouvrables. Les études d’observation sont exécutées sur les postes de travail et dans la salle de réunion. La combinaison de cette fréquence et de cette durée permet une analyse précise, fiable et complète.
Nous réalisons ces études d’occupation des environnements de travail en quatre phases. La première phase est la phase de préparation qui comprend une session de lancement pour définir la portée. Un inventaire des postes de travail sera effectué et notre logiciel sera configuré pour cette étude.
La deuxième phase est la collecte de données proprement dite. Nos observateurs collectent les données avec leur smartphone ou leur tablette. Ils porteront un badge visible « Measuremen » et le coordinateur du projet vérifiera les données régulièrement pour éviter les données manquantes ou les erreurs de données. Afin de soutenir la communication interne de votre organisation, nous avons une vidéo illustrant ce processus qui peut être utilisée librement, afin que tous vos employés sachent qui nous sommes et ce que nous faisons et ainsi minimiser les perturbations.
Dans la troisième phase, le rapport sera fait. Nous surveillons les données et les transformons en un rapport lisible et pratique. Nous incluons les informations suivantes:
- Occupation des postes de travail et des salles de réunion;
- Occupation maximale des postes de travail et des salles de réunion;
- L’utilisation des postes de travail et des salles de réunion;
- Analyse des activités décrivant les différentes activités réalisées dans l’ensemble du bureau;
- Heat maps (exemple de carte thermique présentée à côté de cette section).
SECURITE ET CONFIDENTIALITE
L’étude sera réalisée avec l’utilisation de nos outils logiciels internes développés spécifiquement pour collecter et stocker des données de manière fiable et sécurisée.
Cela permet à nos observations d’être indépendantes des autres systèmes et cela peut être effectué sur des smartphones ou des tablettes; les données sont téléchargées via une connexion cryptée aux systèmes Measuremen et conservées de manière sécurisée pour une utilisation dans le Measuremen Portal.
Notre système peut également fonctionner hors ligne dans les cas où une connexion Internet n’est pas disponible, nous permettant ainsi de travailler dans n’importe quelle situation. Dès que les données sont téléchargées, elles sont supprimées de l’appareil, protégeant ainsi les données en cas de perte ou de vol.
Une fois que vos données ont atteint les systèmes Measuremen, seuls vous et un groupe sélectionné de personnes autorisées pouvez obtenir un accès complet à ces données. Un aperçu de vos données n’est disponible que dans le Measuremen Portal.
Les audits ont été réalisés avec un minimum d'intrusion et les rapports finalisés ont permis de mieux comprendre nos modes de travail. - Tom Bally, Université de technologie, Sydney
RESULTS AND OUTCOMES
Une fois que nos observateurs ont fini de collecter les données, notre centre de rapports utilisera notre système exclusif pour créer votre rapport unique. Nous auditons les données et les transformons en un tableau de bord lisible et pratique dans notre Measuremen Portal. Il nous faut au moins deux semaines pour traiter les données et élaborer un rapport.
Une fois les résultats partagés avec vous, nos experts organiseront avec vous une réunion d’idées clés afin d’extraire le maximum de vos données. Au cours de ces sessions de deux heures, nous approfondissons les problèmes actuels et fournissons des informations en retour. Nous nous concentrons sur les informations spécifiques aux clients. Par exemple, des bâtiments spécifiques, des types de lieu de travail ou des départements. Cela vous permet de poser des questions spécifiques sur vos problèmes en cours ou vos discussions et peut vous aider à créer des stratégies futures.
l’Etude d’Observation – Booking.com
Nous avons effectué une étude sur l’occupation de l’environnement de travail au service client européen de Booking.com à Amsterdam. Les renseignements recueillis dans le cadre de notre étude ont mené à une approche plus rationalisée des nouveaux postes de travail et de la gestion de l’espace..