Reloger ? Evitez le chaos !

Reloger ? Evitez le chaos !

Bientôt je vais vivre avec ma petite amie pour la première fois. Nous quittons tous les deux notre « ancienne » maison pour vivre ensemble dans une nouvelle maison. Cela signifie que nous devons examiner de façon critique tout ce que l’on possède : Qu’est-ce qui va avec quoi, qu’est-ce que nous jetons, qu’est-ce qu’y pourrait être utilisé à nouveau ? Beaucoup de choix et je sais déjà une chose : nous allons nous rendre compte que nous avons un tas de choses et que nous n’en avions même pas conscience.


C’est aussi compréhensible. En fait, nous savons quels sont nos actifs, mais nous n’avons jamais dressé de liste complète. Et pourtant, c’est ce qui doit se produire lorsque vous, en tant qu’organisation, faites face à une relocalisation majeure. En outre, il peut y avoir de nombreux facteurs de complication dans un tel mouvement :

  • La taille : Plus votre organisation est grande, plus il y a de chances qu’il n’y ait pas de vue d’ensemble de tous les meubles ; une complication qui augmente encore plus s’il y a plusieurs emplacements.
  • Mise en œuvre d’un nouveau concept d’espace de travail : Souvent, un nouveau concept de d’espace de travail est introduit en même temps qu’un déménagement. La question est de savoir si le mobilier convient au nouveau concept.
  • L’état des meubles : On sait parfois combien il y a de meubles, mais pas dans quel état ils sont. Et cette condition peut avoir des conséquences sur le choix de ce qu’il faut en faire.
  • Plusieurs organisations : Parfois, un déménagement est le résultat d’une prise de contrôle ou d’une fusion. Dans ce cas, un inventaire des meubles doit être fait à partir des deux organisations et les deux listes d’inventaire doivent ensuite être fusionnées afin de faire des choix.

 

En tant que Facility Manager, une lourde tâche repose sur vous lorsque vous relocalisez. Vous devez penser à ce qui devrait être fait avec le mobilier? Vous faites face à des choix importants :

  • Pouvons-nous l’intégrer dans le nouvel aménagement? Le cas échéant, dans le nouveau concept d’espace de travail.
  • Quelle incidence cela a-t-il sur la planification et la logistique réelle de la réinstallation en termes de nombre, de temps de réinstallation estimé, de taille et de volume.
  • Peut-il être vendu? Y a-t-il encore une valeur résiduelle?
  • Peut-il être réutilisé? Y a-t-il encore une valeur résiduelle?
  • Prêt pour la démolition?

 

Pour prendre ces décisions, il doit :

  • Premièrement, identifier le mobilier présent dans son organisation,
  • Connaître l’état du mobilier.


Vous pourriez penser, qu’en est-il de tous ces beaux systèmes FMIS? En tant que Facility Manager, est-il possible d’y enregistrer tous votre mobilier? Cela arrive parfois, mais dans la pratique, ce n’est souvent pas lié à l’état du mobilier. Encore moins qu’il a été montré dans quelle mesure il est adapté à la réutilisation. Bref, la circularité. Par conséquent, Measuremen se réjouit vivement des initiatives telles qu’un Fmmaster, dans lequel les deux données sur le mobilier tels que la marque, l’âge et l’année d’achat sont enregistrés afin qu’il puisse être réutilisé.

Les systèmes FMIS sont également désavantagés : ils ne tiennent souvent pas compte de la dynamique inévitable d’une organisation. De nouveaux employés arrivent, du mobilier disparait, de nouveaux meubles sont ajoutés, par exemple parce que les exigences de l’espace de travail changent. Même si l’enregistrement au début (entrée dans un nouvel environnement de bureau et/ou mise en œuvre du SIGF) était en règle, ce n’est souvent pas le cas après un certain temps. Il semble simplement que la fiabilité d’une liste d’inventaire ait une durée de conservation limitée. Le même raisonnement s’applique également à un gestionnaire de relocalisation que les grandes organisations ont parfois : Elles ont beaucoup de connaissances sur le processus à suivre en cas de relocalisation, mais sont laissées les mains vides si l’inventaire de base n’est pas en ordre.

Par conséquent, notre conseil est de faire un inventaire annuel du mobilier, y compris son état, de sorte à ce que vous soyez en mesure de planifier minutieusement un déménagement, de préparer et de faire les bons choix rapidement.
Cela signifie-t-il que vous devez mettre en place un tout nouveau projet avant de pouvoir préparer une réinstallation? Non! En investissant dans un bon inventaire, le déménagement se fera en un rien de temps. Et, bien sûr, il faut plus d’efforts à l’avant, mais à long terme, vous en serez doublement satisfait car grâce à cela, votre déménagement pourra être effectué dans les limites du budget, à temps et sans stress ou surprises de dernière minute.