Comment investissez-vous de manière optimale dans votre mobilier de bureau pendant le cycle de vie de votre organisation ? Et comment gérez-vous l’entretien et le remplacement ? C’est le défi auquel le Facility Manager dans une organisation est confronté en tant qu’opérationnel, directeur financier et contrôleur stratégique. Un certain nombre de choix sont importants pour apporter une bonne réponse à ces défis.
Acheter ou louer
Tout d’abord, le choix entre l’achat et la location. En tant qu’organisation, est-ce que je choisis d’acheter les meubles de sorte que l’entretien et le remplacement relèvent de ma propre gestion ? Ou est-ce que j’opte pour la location de meubles, où je n’achète pas un bien mais achète un service et sous-traite la responsabilité de l’entretien et du remplacement ?
Location courte ou longue
Et après cela mon stress de choix n’est pas encore fini, car si j’opte pour le bail, je suis de nouveau confronté au choix : bail court ou bail long. Le premier est plus flexible et donc plus cher, le second moins cher. Les gestionnaires d’installation (Facility Managers) qui ont été gestionnaires de flotte avec une organisation dans une «vie professionnelle antérieure» se souviendront qu’ils ont déjà fait les mêmes considérations en ce qui concerne les voitures.
Remplacement
Que vous choisissiez d’acheter ou de louer dans les deux cas, il s’agit du moment du remplacement. Une considération importante est l’état d’entretien du mobilier. Est-il neuf, comme neuf, légèrement endommagé, gravement endommagé ou inutilisable. Chaque condition a un temps de remplacement différent.
La philosophie
Il est à noter qu’il existe également plusieurs choix de maintenance:
- Réactif: remplacez un meuble s’il est cassé.
- Prévu / préventif: remplacer un meuble à une heure spécifiée et avant qu’il ne casse.
- Conditionnel: remplacez un meuble lorsque l’état d’un meuble l’exige.
- Juste à temps: la stratégie optimale, combinant le meilleur des trois premiers.
Un directeur financier / contrôleur qui doit faire des considérations stratégiques sur les choix ci-dessus a idéalement besoin d’un tableau de bord avec un certain nombre de données:
- Un aperçu de tous les meubles, y compris le moment de l’achat
- Un aperçu de l’utilisation
- Un aperçu de la condition
Ce n’est qu’en fonction de tout cela qu’il peut choisir quel investissement offre le rendement optimal pour son organisation.